Μάλλον καλά τα νέα για τους διαμεσολαβητές που αναμετρούνταν καθημερινά με το τέρας του «ψυχρού τηλεφωνήματος». Τη θέση του παίρνει κάτι απείρως πιο ήπιο και αποτελεσματικό: το ψυχρό email.

Πρόκειται για ένα πολύ ισχυρό εργαλείο αρκεί ο επαγγελματίας που το χρησιμοποιεί, να γνωρίζει τα «μυστικά της επιτυχίας». Το πρώτο απ’ όλα είναι το να αποβάλει πιθανό φόβο ή δισταγμό για την αποστολή του, δεδομένου ότι όλοι οι χρήστες δέχονται καθημερινά βροχή από email που διαφημίζουν κάποιο προϊόν ή υπηρεσία. Άλλωστε, ποιό είναι το χειρότερο που μπορεί να συμβεί; Απλά να μην απαντήσει η άλλη πλευρά. Ακόμα και σε αυτή την περίπτωση, δε χάθηκε ο κόσμος.

Δεδομένου όμως ότι ποτέ δεν πρέπει να ξεκινάμε κάτι σκεπτόμενοι την πιθανή αποτυχία, αλλά οραματιζόμενοι την επιτυχία, ο καλύτερος τρόπος για να να αυξήσει ο διαμεσολαβητής τις πιθανότητες να λάβει απάντηση είναι το να γράψει ένα προσωπικό email. Δεν έχει νόημα να επιστρατεύσει κάποια τυποποιημένη φόρμα αφού το τέχνασμα θα γίνει αντιληπτό και η φόρμα θα περάσει απλά απαρατήρητη.

Έτσι, θα πρέπει να φαίνεται πως αφιέρωσε μέρος του προσωπικού του χρόνου για να γράψει το εν λόγω και δεν πρόκειται για κάποια μηχανική διαδικασία. Πρέπει να εξηγεί στον παραλήπτη τι έχει να του προσφέρει και ποιά θα είναι τα οφέλη του εφόσον ανταποκριθεί στο κάλεσμα που του κάνει. Για αυτό το λόγο καλό είναι να έχει κάνει πρώτα μια έρευνα για να μάθει μερικά πράγματα για τον παραλήπτη του, ώστε το ψυχρό email που θα του στείλει να μην είναι τόσο ψυχρό.

Αυθεντικότητα και αξιοπιστία είναι δύο χαρακτηριστικά που θα πρέπει να αποπνέει ο επαγγελματίας μέσω του γραφής του, άρα, χρειάζεται ιδιαίτερη προσοχή στη διατύπωση αφού πιθανές λέξεις ή φράσεις που θα δώσουν εντύπωση βιασύνης, κοινοτυπίας, υπερβολής ή γενικότητας, απορρίπτονται. Ταυτόχρονα, ο διαμεσολαβητής δεν πρέπει να φλυαρεί, αλλά αντίθετα να μπει «στο ζουμί» γρήγορα, ενώ ένα «πιασάρικο» subject line και το να απευθυνθεί στον παραλήπτη με το μικρό του όνομα (αρκεί να ξέρει όποιο είναι προς αποφυγή λάθους) πάντα βοηθούν.

Πιθανή αναφορά σε διακρίσεις ή επιτυχίες του παρελθόντος μόνο θετικά μπορούν να λειτουργήσουν για τον αποστολέα του «ψυχρού email», το οποίο σαν εργαλείο επικοινωνίας θεωρείται προτιμότερο και με περισσότερες πιθανότητες επιτυχίες σε σχέση με ένα inbox μήνυμα σε κάποιο μέσο κοινωνικής δικτύωσης.

Δύο πράγματα πρέπει να μην ξεχνάει να κάνει ο αποστολέας στο τέλος του email. Το πρώτο είναι να καλεί τον παραλήπτη να κάνει το επόμενο βήμα, π.χ. να κανονίσουν μια συνάντηση για να συζητήσουν πιο αναλυτικά το θέμα που τον αφορά -εφόσον θέλει- και το δεύτερο να τον ευχαριστεί για το χρόνο που αφιέρωσε να διαβάσει το email ακόμα και αν δεν ενδιαφέρεται.

Έστω ότι η άλλη πλευρά κρατήσει αρνητική στάση, πάλι κάτι καλό θα βγει για τον επαγγελματία αφού θα δει τι μπορεί να έγινε λάθος στην προσέγγιση, ώστε να γίνουν οι απαραίτητες βελτιώσεις που τελικά θα οδηγήσουν στην επιτυχία.

Μην υποτιμάμε τη δυναμική του «ψυχρού email», το οποίο είναι σε θέση να φέρει σε επικοινωνία δύο άτομα, τα οποία υπό άλλες συνθήκες δε θα μπορούσαν ποτέ να έρθουν σε επαφή. Μπορεί να μην προκύψει τίποτα από αυτή την ηλεκτρονική συνάντηση, μπορεί, όμως και να γίνει η αφορμή για να ξεκινήσει μία πολύ εποικοδομητική επαγγελματική σχέση.

Αν ο επαγγελματίας πιστεύει ότι μπορεί να τον ωφελήσει το άλλο άτομο, δεν θα πρέπει να διστάσει να κάνει την κίνηση, δηλαδή να πάρει την κατάσταση στα χέρια του και να αξιοποιήσει το «ψυχρό email».

Φυσικά, κανείς δεν ισχυρίζεται ότι αποτελεί τη λύση για όλα, όμως, δεν υπάρχει αμφιβολία πως μπορεί να αποδειχθεί ένα ιδιαίτερα ωφέλιμο εργαλείο και συνεπώς, δεν μπορεί να περνά απαρατήρητο σε μια εποχή κατά την οποία η δικτύωση παίζει πολύ σημαντικό ρόλο στον επαγγελματικό χώρο για την εξέλιξη ενός επαγγελματία: πρώτα απ’ όλα τον βοηθά να γίνει πιο ανταγωνιστικός σε ένα περιβάλλον που συνεχώς μεταβάλλεται και μάλιστα, με ταχύτατους ρυθμούς.

Νικόλας Εμμανουήλ

Πηγή: underwriter.gr